직장에서 메일 작성 잘하는 방법

 

직장 생활을 하면 구두보고와 서면보고를 비롯한 여러 보고 방법들이 있습니다. 그중에 하나가 Email을 작성을 통해서 보고하는 경우입니다. 지금부터 비즈니스 메일을 보낼 때 어떻게 보내야 메일을 잘 보냈다는 소리를 들을 수 있을지 그 Tip을 공유하도록 하겠습니다.

 

수신과 참조 그리고 숨은 참조

처음 메일을 작성하다 보면, 수신과 참조를 구분하지 못하는 경우가 많습니다. 사실 친구들이나 학교에서 메일을 보낼 때는 별로 신경쓰지 않아도 되는 부분이지만 직장에서는 상당히 중요한 요소 중에 하나입니다. 이것부터 구분하고 가시죠!

 

1. 수신 (TO)

수신은 내가 메일을 보내는 대상(실무자)입니다. 쉽게 생각하면 이 메일을 직접 읽고 내게 답을 보내주길 원하는 사람이라고 생각하면 됩니다. 수신자는 때에 따라서 여러 명일 수 있습니다. 

 

2. 참조(CC)

참조는 메일 내용에 직접적인 답장을 하거나 조취를 취하는 사람은 아닙니다. 내용을 공유가 되어야 할 필요가 있는 사람입니다. 또는 직원들의 업무를 파악하고 있어야 하는 관리자나 팀장, 선배 등이 여기에 속합니다.

 

3. 숨은 참조(BCC)

참조와 비슷하지만, 메일의 수신자에게 참조된 사람을 숨기고 싶을 때 사용하는 기능입니다. 외부로 나가는 메일에서 종종 사용됩니다. 또는 필자는 말 안듣는 후배나, 일을 너~~ 무 안 해서 먹이고 싶은 사람이 있을 때 사용하기도 합니다.

 

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예) 오는 5일 오후 3시에 마케팅 관련 회의가 있다. 참석인원은 홍길동, 홍길서, 홍길남, 홍길북이다. 사전에 공지된 내용이고 이들 4명의 팀장은 모두 다르다. (팀장은 고길동, 고길서, 고길남, 고길북) 

위와 같을 상황에서 수신은 홍길동, 홍길서, 홍길남, 홍길북이 됩니다. 또한 해당 내용을 팀장들에게도 전달해야 할 필요가 있습니다. 다만 팀장들은 메일 내용에 직접적으로 관련이 없기 때문에 참조로 넣어줍니다. 이때 들어가는 인물은 팀장인 고길동, 고길서, 고길남, 고길북이 됩니다.

 

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메일 제목

 

후배들 메일 작성을 교육하다 보면 가장 어려워하는 부분이 바로 제목입니다. 제목을 작성할 때에는 아래 세가지 규칙을 고려해서 작성해주는 편이 좋습니다. 

 

1. 제목은 목적이 분명하게 드러나도록 작성해야합니다. 제목이 모호한 경우 수신자가 메일을 무시할 수 있습니다.

2. 전체 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 작성해야 합니다.

2. 메일은 업무에 있어서 중요한 히스토리가 됩니다. 그렇기 때문에 검색할 때 쉽게 찾을 수 있는 키워드를 사용하는 것이 좋습니다.

위의 내용을 보는 것처럼 메일의 목적을 드러내는 단어를 제목의 맨 처음 키워드로 넣어주고 어떤 메일의 내용을 갖고 있는지 한눈에 파악할 수 있게 작성하시면 됩니다. 

💡 키워드: [공지], [보고], [긴급], [보고] 등

 

또한 해당 메일이 외부로 또는 타업체로 나가는 경우에는 키워드 부분에 회사의 이름을 작성해주는 것도 좋은 방법입니다. 

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서명

메일 하단에 첨부된 서명은 상대에게 신뢰를 줄 수 있는 중요한 부분입니다. 또 상대가 메일 이외에 연락을 취할 수 있는 기본적 정보이기도 합니다. 그렇기 때문에 서명은 일반적으로 이름, 직함, 소속, 연락처, 주소 등을 포함합니다.

 

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비즈니스 메일을 잘 보내는 방법

메일을 잘 보내는 방법은 바로 타이밍입니다. 메일의 타이밍은 업무 능력과 업무에 대한 마인드를 강하게 드러냅니다. 

 

1. 회신의 타이밍

• 퇴근 5분 전에 여러분에게 Email이 왔다고 생각해보세요. 스팸메일보다 더 끔찍할 거예요. 그렇기 때문에 상대방의 시간을 이해해야 합니다. 
• 메일을 받았다면 8시간 이내로 회신을 해주세요. 바로 답을 줄 수가 없는 경우에는 [언제까지 답변드리겠습니다.]라고 회신 메일을 미리 보내주세요. 상대방이 메일을 보내면, 답에 대해서 오래 기다리지 않게 회신을 보내야 합니다. 

2. 회의 결과를 보내는 경우

• 회의 이후 24시간을 넘기지 않도록 해주세요. 지난주에 한 회의록을 받아보는 기분 상상해보세요. 메일 제목만 봐도 열불 납니다.

 

받은 메일:
박 대리, 이번 주 중에 출시를 계속 미루던 000은 출시 일이 확정되었나요? 그리고 000의 시장 상황이 어떤지 좀 확인 좀 부탁해요. 또 제품 제작을 맡겼던 XXX는 언제 즘 받아 볼 수 있습니까?


바로 답을 줄 수 없을 때 예:
안녕하세요, 박 대리입니다. 보내주신 내용은 잘 확인하였습니다. 말씀 주신 OOO의 부분은 아직 출시일이 확정되지 않았습니다. 확인되는 대로 말씀드리겠습니다. 그리고 요청 주신 OOO의 시장 상황은 이번 주  수요일까지 작성해서 보내드리겠습니다. 또한 XXX의 제작 시간이 2주 정도 소요되고 배송까지 약 1주 정도 소요되기 때문에  차주에는 받아 볼 수 있을 것 같습니다. 

 

 

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내용

회사에서 메일을 보내는 목적은 업무에 관련된 내용을 전달하거나 관련 내용을 조율하는 것에 있습니다. 이런 이유로 사적인 이야기가 들어가지 않는 편이 좋습니다. 또한 같은 문장, 어휘가 반복되지 않게 간단하고 명료하게 작성해주세요. 핵심 내용을 짧고 간결하게 작성해주세요.

서면으로 보고한 내용을 메일로 공유하는 경우에 간단하게 첨부자료를 요약해서 내용에 작성해주는 편이 좋습니다. 가끔 보면 서면 보고서의 내용을 그대로 복사해서 메일 내용에 붙여 넣기 하는 경우가 있는데 올바른 보고 방법이 아니고, 내용이 첨삭 자료와 중복되기에 좋지 않습니다. 마지막으로 메일에 긴 내용을 전달해야 하는 경우에는 읽는 대상이 이해를 쉽게 하기 위해서 문단을 나눠주세요.