보고의 종류와 방법

 

   인터넷의 발전은 보고 체계에도 많은 변화를 가져왔습니다.  과거에는 서면보고와 구두보고가 전부였다면 지금은 전화를 비롯한 메일과 메신저 등을 통한 보고 등 여러 수단이 생겼습니다. 그중에 대표적인 것으로 서면보고와 구두보고 그리고 메일 보고가 있을 것입니다. 

   보고를 한다는 것은 회사에서 가장 기본적인 업무이면서도 가장 부담이 있는 어려운 업무 일 것입니다. 사회 초년생의 경우 보고의 수단을 선택하는 것에서부터 어려움을 겪는 경우들이 많죠. 보고의 수단은 해당 업무의 특성과 보고를 받는 선임자의 성향에 따라 다르게 적용됩니다. 그러기에 보고 방법은 상사의 성향에 따라서 그리고 업무 스타일에 따라서 구분하는 편이 좋습니다.

 

서면보고를 선호하는 유형

• 천천히 보고 내용을 들으면서(읽으면서) 생각을 정리하고자 원하는 유형.
• 업무가 많아서 늘 정신없는 유형
• 위와 같은 유형은 위급사항이 아닌 상황에서 대면보고를 한다면 본인의 업무를 방해받는다고 느낄 수 있습니다.

대면보고를 선호하는 유형

• 보안이 필요로하는 민감한 사항을 다루는 경우
• 위급상황이 많은 현장 업무의 경우
• 보고서를 받기 힘든 업무를 진행할 경우

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서면보고가 효과적인 경우

• 처음부터 업무지시를 보고서로 지시를 받았을 경우.
• 숫자나 지표가 필요하여 구두보고로 적합하지 않은 사항.
• 문서 보고가 제도화 되어있는 회사의 경우.
• 본인의 보고 내용이 회람, 보관, 기록을 필요로 할 때

구두보고가 효과적인 경우

• 긴급한 사항.
• 업무 중 실수를 했을 때 (이 경우 일일이 보고서를 작성하는 것이 아니라 실수 내용을 빠르게 전파하는 것이 중요합니다.)
• 외출 중 급한 일이 생겼을 때

 

   이 처럼 보고는 크게 서면보고와 구두보고로 나눌 수 있습니다. 시간이 부족한 상황에서는 구두보고가 적합하고, 상세한 내용을 담을 때는 서면보고가 훨씬 효과적입니다. 그러나 서면보고를 하더라도 보고의 정착은 구두보고 임을 잊지 마세요.