슬기로운 회사생활 - 보고서 작성요령

오늘은 Latte is horse 스타일로 이야기를 해보겠습니다.

 

"아니 요즘 신입들은 글쓰기를 왜이렇게 못하는거야? Email을 보내는데 카톡 메시지 보내는 사람이 어디있나? 보고서는 왜 이모양이야? 라때는 말이야!"

 

제가 실제로 한 보고서를 받고서 했던 말입니다. 꼰대스럽다고 느끼 실 수 있겠지만, 제 나이의 주변 분들은 공감하는 내용입니다. 반면 신입분들은 보고서를 어떻게 작성해야하는지에 대한 고민도 있을거라 생각됩니다.

 

신입의 엉터리 보고서를 느낀 감정은 "요즘 애들 보고서 정말 못쓰네!" 라기 보다는 "사회 초년생 때 보고서를 작성하는데 있어서 어려움을 겪는 경우가 많구나."라는 생각이 들더군요. 그래서 제가 실제로 해주었던 피드백을 아래 작성해보려고 합니다.

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1. 보고서 작성의 이유 :

• 보고서는 회사 내부적으로는 원할한 업무 진행을 위한 커뮤니케이션입니다.  자신의 업무 능력을 평가 받는 자료가 되기도합니다. 또한 외부적으로는 고객에 대한 응대이며 크게는 회사의 브랜딩을 보여줍니다. 그러기에 보고서 작성이란 신중하고 중요한 업무입니다.
• 평소에 글쓰기를 해보지 않았다고 한다면 작성하고자 하는 주제가 있어도 어떤 방식으로 작성해 나가야하는지 몰라서 어려움을 느낄 수 있습니다. 그러기에 평소에 작고 사소하다고 느끼는 것 까지 끄적이는 습관을 가져보는 것이 중요합니다.

2. 좋은 글씨기의 기본

• 글쓰기에 기초 중의 기초인 서론, 본론, 결론을 작성하여 글의 흐름을 만들어서 작성하세요.
• 서론: 보고서의 작성 목적을 써줍니다. 또한 문제제시를 통해서 작성 목적을 더 분명하게 해줍니다. 사전에 보고서를 받는 사람이 누구인지, 어떤 상황에 보고서가 전달되는지를 미리 숙지하고 작성한다면  명확한 의사 전달을 할 수 있습니다.
• 본론: 보고서의 주 내용이 여기에 들어갑니다. 서론에서 명시한 내용 또는 연구나 목적을 달성하기 위하여 제기된 문제들을 정리, 분석, 설명, 평가를 통하여 글을 작성해 나갑니다. 

예:
<서론> 
중국발 미세먼지로 인한 공기오염이 심각하다. 또한 미세먼지로 인한 기관지 질환 환자 들이 증가하고 있다. 본 보고서는 중국발 미세먼지에서 오는 문제점을 논의하고 해결 방안을 모색하고자 한다.
<본론>
1. 마스크 착용으로 미세먼지로 인한 질병을 예방하자. 
2. 중국발 미세먼지를 완하하기 위한 기후 변화 장비를 활용하자. 
등

• 결론: 본인의 주장을 명확하게 하며 본론 전체를 요약하여 결론을 맺습니다. 다루지 못한 주제나 과제가 있다면 전망을 제시합니다. 요약은 핵심적이어야하며, 결론은 간단하고 명료하면서도 논리적이어야 합니다.

 

3. 논리적 글쓰기를 하라.

논리적 글쓰기를 사용하는 방법이 가장 중요합니다. 여러 방법들이 있는데 오늘은 PREP 에 대해서만 말씀드리겠습니다.

• P(Point 주장): 주장을 만들고 대강의 요점을 보여준다.
• R(Reason 이유): 주장에 대한 근거 제시
• E(Example 사례): 주장을 더 보충하기 위한 사례나 도표, 설문자료 등(필자의 경우 뉴스기사나 권위있는 설문기관의 자료 그리고 이미지화 되어있는 자료들을 선호하는 편)
• P(Point 주장): 다시 주장을 하면서 마무리

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글을 마치면서

글쓰기 관련 업무지시를 하면 종종 구석기식 방법이라고 반응하는 경우가 있었습니다. 글을 작성하게하고, 대화를 하는 이유는 이것들이 사회를 굿어하는 가장 기본적인 커뮤니케이션 방법이기 때문입니다. 아무리 디지털화되고 많은 자료들이 시청각 자료로 바뀌고 보고 형식도 카톡과 전화와 같은 빠르고 편리한 방법들이 생겨났지만 글쓰기가 사라지거나 그것을 구성하는 대화가 사라지는 것은 절대 아니라는 말입니다. 

글은 본인이 어떤 사람인지가 담깁니다. 그렇기때문에 읽는 사람으로 하여금 필자의 성격과 성향 그리고 생각하는 바를 상상할 수 있게합니다. 다시말하면 글 안에 내가 어떻게 보여지고 싶은지, 내가 어떤 사람이 되고 싶은지를 담을 수 있는 것이지요. 더 넓은 의미에서 퍼스널 브랜딩인 것입니다.